Blackbox
Een FDM (Fiscale Data Module) is een apparaat die aan uw kassa is gekoppeld en die alle horeca kassa transactie registreert. Dit wordt ook wel de blackbox genoemd. Zonder FDM kan er niet gewerkt worden met het horeca kassa systeem. Men spreekt dan van een Geregistreerd Kassa Systeem (GKS) of ook wel witte kassa.
Als er een controleur te plaatse komt kan deze de inhoud van de FDM, met alle verrichtingen van de kassa, kopiëren op een SD-kaart voor verdere controle.
In 2014 deelde de regering bij monde van Elke Sleurs (N-VA) mee dat de introductie van de witte kassa, als remedie tegen fraude in de horeca, onverkort doorgaat. Ook verdere maatregelen i.v.m. de kosten rond arbeid zullen in wetteksten worden gegoten. In het overgang jaar 2015 was er een gedoogbeleid voor overtreders.
Vanaf begin 2015 startte de verplichte registratie voor alle horecazaken die moeten overgaan naar het geregistreerd witte kassa systeem (GKS alias kassa met zwarte doos).
Er is geen registratie van ambtswege, de horeca ondernemer moet dus zelf het initiatief nemen om de registratie op tijd uit te voeren. De registratie kan enkel via internet gebeuren. Zowel de zaak zelf (met btw nummer) als de locatie moeten geregistreerd worden.
Uiteraard begeleiden wij onze klanten hierbij zodat alles vlot kan verlopen en u zo snel mogelijk reglementair aan de slag kan.
Lees meer over de Horeca Kassa met Blackbox:
Wat is een FDM?
Een FDM is een controle module (officieel een Fiscal Data Module) die vanaf 2014 beschikbaar kwams. Ze is gekoppeld aan de horeca kassa en zorgt ervoor dat alle verkopen en manipulaties op een onuitwisbare manier geregistreerd worden. Hierdoor kan de fiscus ter plaatse in de zaak snel gerichte en transparante controles uitvoeren.
Waarom is een FDM noodzakelijk?
De overheid wil met de geregistreerde kassa de omzet van de horeca zaken duidelijk in kaart brengen om zo oneerlijke concurrentie uit te schakelen.
Wie moet met een FDM werken?
Een FDM is verplicht voor elke horeca zaak waarvan minimum € 25000 jaaromzet komt uit maaltijden ter plaatse (exclusief dranken en BTW). Deze regeling is dan definitief ongeacht de toekomstige evolutie van het zakencijfer (bv. naar zeer sporadische omzet). Wie eerder reeds met BTW bonnetjes, dubbele controle band of digitaal journaal met zegelberekening werkt, moet ook met een FDM werken. Verder speelt de hoofdactiviteit van de onderneming geen enkele rol, de verplichting geldt voor iedereen dus vb. ook een traiteur, een bakker en zelfs voor een meubelzaak.
Enkel tijdelijke ambulante verkoop, zoals foorkramen, markten, sportwedstrijden… en bedrijfsrestaurants blijven buiten schot.
Vanaf wanneer werd de FDM verplicht?
De eigenlijke start was op 1 januari 2014 (zonder verplichting het eerste jaar). Sedert 2 december 2013 kan men zich hiervoor aanmelden op een website van de overheid.
Wie betaalt de FDM?
De horeca uitbater moet zelf de aankoop van de FDM betalen. Een FDM kost afhankelijk van het intern geheugen en de verwerkingssnelheid zo’n 350 à 400 euro.
Is elke kassa geschikt voor een FDM?
Enkel door de fiscus goedgekeurde software is compatibel met het gebruik van een FDM.
De hardware vereisten voor de koppeling met de FDM liggen eerder laag. We moeten hier wel een onderscheid maken tussen computer gebaseerde systemen en elektronische kasregisters (ECR). De computer gebaseerde systemen zijn normaal gezien compatibel met de FDM. Voor ECR ligt het anders. De recente kassasystemen (bv. met touchscreen) zijn meestal compatibel. De oudere traditionele kassasystemen kunnen meestal niet worden aangepast, dit deels door technische beperkingen maar ook omdat de kost voor de aanpassing hoger zou zijn dan nieuw kassasysteem. De afgelopen jaren zijn de geregistreerde kassa’s trouwens erg geëvolueerd zowel op technisch gebied als qua prijs.
Uiteraard is onze cloudkassa erkend als GKS.
Moet ik nog 'leeuwtjes' laten drukken (btw bonnetjes)?
Iedereen die bij de invoering van de nieuwe wetgeving een BTW bonnetje (of vervangend systeem) gebruikt, is verplicht over te gaan naar een GKS met FDM voor zover de uitbating omzet grens (zie “Wie moet een FDM werken?”) bereikt of overschrijdt. In dit geval worden de BTW bonnetjes enkel gebruikt worden bij defect (opgelet is er een meldingsplicht bij de aanvang en de herstelling van de panne).
Wie minder dan de omzet grens van consumptie van maaltijden ter plaatse heeft, zal minimaal met BTW bonnetjes moeten werken. Op een vrijwillige basis mag er ook – ter vervanging deze BTW bonnetjes – overgegaan worden naar een GKS. Dus enkel indien er 100% meeneem of geen enkele verkoop van maaltijden is, valt men niet onder de regeling van BTW bonnetje (of deze van de GKS).
Wat is een witte kassa?
Deze term verwijst naar een kassa die alle handelingen (verkopen, retouren, annulaties, …) registreert conform de wetgeving. Dit begrip kan voor verwarring zorgen, aangezien de betreffende wetgeving de afgelopen jaren verschillende keren werd aangepast. Vandaag is een geregistreerde kassa een systeem dat met een FDM kan werken, zoals onze cloudkassa.
Welke FDM is geschikt voor mijn zaak?
Er zijn meerdere modellen FDM op de markt, van diverse leveranciers. Een belangrijk gegevens is de opslagcapaciteit van de FDM. Alle transacties moet immers 8 jaar lang bewaard worden.
Een transactie kan zijn:
- een proforma ticket
- een ticket
- een aanwezigheids registratie
Cloudkassa voorziet ook in een uurregistratie systeem in de kassa, maar dat is niet bij alle kassa’s zo. (Als u de vaste werknemers laat in- en uitchecken, zijn daar flinke sociale voordelen aan verbonden.)
Sommige FDM’s hebben een beperkt geheugen die niet zal volstaan, in een zaak met veel tickets of meerdere werknemers, om 8 jaar lang alle transacties te bewaren.
Laat u goed adviseren!