X en Z rapporten
Deze 2 belangrijke afdrukbare lijsten in elk kassasysteem aanwezig, maar toch is het soms niet voor iedereen duidelijk waar deze precies goed voor zijn. Het principe is nochtans helemaal niet moeilijk. Lees even mee om je helemaal vertrouwd te maken met de mogelijkheden.
Principe
Een Z-rapport wordt opgemaakt bij het afsluiten van een werkperiode. Een klassiek scenario is dat er ’s morgen een periode gestart wordt als de eerste werknemer zich aanmeldt. Alle verkopen aangemaakt tijdens die dag worden automatisch verzameld om dan, als geresumeerde totalen, op het Z-rapport te verschijnen.
De laatste persoon, die op het einde van de dag zich afmeldt en ook de periode afsluit, kan dan het Z-rapport afdrukken.
Maar wat is dan een X-rapport?
Heel eenvoudig, zolang er nog geen Z-rapport gemaakt werd, dus nog geen finale afsluiting werd gedaan voor de lopende periode. dan spreekt men van het X-rapport. Alle verkopen die bijvoorbeeld tijdens de middagshift werden ingegeven kunnen afgedrukt worden als een X-rapport tussendoor. Als er vervolgens na de tearoomshift nog een ’tussenstand’ is gewenst kan er terug een X-rapport worden afgedrukt. Ook na de avondshift kan er nogmaals een X-rapport afgedrukt worden, maar meestal wordt op dit moment direct het Z-rapport afgedrukt.
Om te onthouden
Met een X-rapport wordt er niets afgesloten, per periode (dag) kunnen er meerdere X-rapporten bekeken of afgedrukt worden. Bij de opmaak van het Z-rapport wordt de periode wél afgesloten en zijn er voor die periode geen nieuwe verkopen meer mogelijk.
Belangrijk
Een Z-rapport moet bij controle altijd kunnen voorgelegd worden (op papier of digitaal), hou deze dus goed bij.
Met de gegevens die op het Z-rapport staan, kan ook snel het verplichte Dagontvangstenboek en Kasboek ingevuld worden.
Hiermee is de gebruiker in staat om de werkbonnetjes voor de keuken en bar volledig te personaliseren. Voor elke sectie op het bonnetje kan de volledig afdruklay-out worden aangepast, de grote van het lettertype, bold, italic, witruimte, uitlijning,… Er zijn heel wat mogelijkheden bijgekomen om de afdruk volledig aan te passen volgens de behoeften in de zaak.
Niet iedereen heeft de naam van de verkoper nodig op het ticket. Of ze willen de productnamen net iets groter of vet afgedrukt hebben. Dat is nu allemaal mogelijk geworden en op een heel eenvoudige manier te bedienen.
Tijdsklok: hiermee kan elke medewerker zich aanmelden via de uurregistratie
Kassabeheer Z Globaal: hiermee kan het X- en Z-rapport bekeken worden en ook afgedrukt worden
Kasbeheer Z Medewerker: hiermee kunnen de medewerkers hun persoonlijk X- en Z-rapport bekijken en ook afdrukken.
De optie om een Z-Medewerker te gebruiken staat standaard uit. Je kan die enkel inschakelen bij een afgesloten periode. Ga naar Instelling, Winkel, Configuratie en activeer Gebruiker toegang Z-rapport
X en Z globaal
In dit scherm kunnen alle rapporten voor zowel X en Z bekeken of afgedrukt worden.
De linker kolom toont de voorlopige tussenstand. Terwijl in de middelste kolom alle verkopen te zien zijn en het rechter gedeelte toont de detail van elke verkoop die aangewezen wordt in de midden kolom.
Bovenaan het scherm is te zien dat de knop Z-rapport kassa afsluiten gedimd wordt weergeven, dat is een indicatie dat een Z nog niet mogelijk omdat er nog openstaande tickets zijn of omdat er nog iemand aangemeld is. Als op de knop gedrukt wordt zal dit ook gemeld worden en komt ook de vraag als de nog openstaande tickets mogen geannuleerd worden.
Een betere en meer controleerbare werkwijze is vooraf alle tickets afsluiten, afmelden via tijdsklok en dan pas de Z-afsluiting maken.
Ook vanuit het verkoopscherm kan het X-rapport bekeken worden via de knop Kassa die rechtsboven staat samen met de Instelling knop.
X en Z medewerker
In aanvulling op de algemene X- en Z-rapporten, zijn er ook nog gelijkaardige rapporten maar dan per werknemer gefilterd. De X- en Z-werknemer genoemd.
Het is idee is hierbij dat elke werknemer zijn eigen ontvangsten bijhoudt en verantwoordelijk is voor zijn eigen Z-rapport. Op het einde van zijn shift, kan de werknemer zijn Z-rapport controleren en afdrukken.
Eens alle werknemers hun peroonlijk z-rapport hebben opgemaakt, kan de periode afgesloten worden en een algemeen Z-rapport worden opgemaakt.
Aanpasbare afdruklayout
Sedert versie 2.2.37 is ook het mogelijk om de layout van de X- en Z-rapporten aan te passen.
Dit gebeurt op dezelfde manier zoals ook de layout van de tickets personaliseerd worden. Bekijk dit artikel om de werkwijze te zien.
Layout koppelen
Als er een gepersonaliseerde afdruklayout is aangemaakt kan die vervolgens gekoppeld worden aan de respectievelijke documenten.
Dit gebeurt bij Instellingen, Winkel, Afdrukrapporten.
Toepassing
Op die manier is het mogelijk om een andere afdruk te bekomen voor de X en Z-rapporten. Een praktisch voorbeeld hierbij is om op de X-medewerker het totaal en betaalwijze per ticket te tonen, voor eventuele controle. Maar op afdruk van het Z-rapport dan net niet, om een compactere afdruk te bekomen zonder die overbodige detail.
Tip:
Wist je dat je een Z-rapport ook automatisch kan laten mailen?
Dit is een handige fucntie om elke dag het Z-rapport direct bij een verantwoordelijke of boekhouder te laten toekomen in een digitale vorm.
Wil je het rapport bij meerdere mensen in het Postvak IN zien verschijnen? Vul dan meerdere e-mailadressen in, telkens gescheiden door een puntkomma.
