Factuur maken van een ticket

Voorbereiding:
Bij het gebruik van een GKS is het verplicht om bij elke bestelling een afgedrukt kasticket te overhandigen. Om diverse redenen gebeurt het dat klanten ook nog eens om een factuur vragen, terwijl het officieel kasticket perfect als onkostennota kan dienen.
Mogelijks betekent dit een extra last op drukke momenten, maar geen paniek, een factuur maken, van 1 of meerdere tickets, is maar een kleine moeite.
Alle verkopen kunnen steeds aan een Klant gekoppeld worden om een historiek te bekomen, gebruik daarvoor de knop met de 3 profielen. Maar om ook een factuur te kunnen maken, moet er ook een Bedrijf aangemaakt worden.

In plaast van eerst een bestelling te starten en dan een klant eraan te koppelen, kan er met de knop Zoek klant (rechtsboven) ook direct een nieuwe bestelling gestart worden op de gekozen klant.

 

productzoeken
zoek-klant

Een klant en bedrijf aanmaken kan gebeuren in Beheer, Contacten, Klantenlijst of Bedrijfslijst en daar een nieuwe Klant en een nieuw Bedrijf aan te maken.
Eens een bedrijf en een klant is aangemaakt, moet het bedrijf ook aan de klant gekoppeld worden. Dit gebeurt bij de veld Gerelateerd bedrijf. Het idee hierachter is dat meerdere persoonlijke klantfiches aan 1 bedrijf kunnen gekoppeld worden.
Tijdens het ingeven van een bestelling is er een mogelijkheid om een contacten te  selecteren of zelf om een nieuwe aan te maken.

productwijzigen

Factuur maken:
Eens de klant is gekoppeld aan de bestelling, kan bij het afrekenen gekozen worden om ook direct de factuur te maken. Er kan ook geopteerd worden om de factuur pas achteraf te maken van 1 of meerdere tickets. Maar daarvoor moet de bestelling toch nog steeds aan een klant gekoppeld zijn.

Er is een verschil volgens het kassatoestel, hoe een factuur wordt afgewerkt. Bij Android en Apple iOS zal de factuur direct gemaild worden naar de klant. Uiteraard dient daarvoor het e-mail adres ingevuld te zijn op de bedrijfsfiche.
Op een Windows of Mac PC zal er een PDF aangemaakt worden, die kan op de schijf opgeslagen worden. Daarna kan deze kan dan gemaild worden.
Het is een goed idee om alle aangemaakte facturen ook te bewaren in mapje op de computer. Op het einde van een periode kunnen die dan doorgegeven worden aan de boekhouder.

 

contact-selecteren
factuur-maken

Tickets op naam die bij ingave niet direct gefacureerd werden, kunnen achteraf globaal gefactueerd worden. Dit gebeurd in Beheer, in het gedeelte Rekeningen, Factuur aanmaak. In de lijst is zichtbaar hoeveel ongefactureerde tickets er zijn per klant. Via het printknopje, uiterst rechts, kan de factuur aangemaakt worden.
In Factuur overzicht, zie je alle eerder gemaakte facturen en kan je ook een herdruk maken indien gewenst.
Bovenaan in de lijst kan gefilterd worden op een bepaald datumbereik. Ook kan er gezocht worden naar een Bedrijf of Factuurbnummet.

 

factuur-rekening

Vooraleer facturen te maken, zie je best de instellingen na. Ga naar Beheer, Instellingen, Locatie en selecteer een Factuurnummer layout.
Naar wens kunnen ook een aantal Factuur tekstlijnen ingegeven worden, die onderaan op de factuur zullen verschijnen.
De factuurnummering begint vanaf Nr. 1, op aanvraag kan dit ook anders ingesteld worden.

Heb je een foute factuur gemaakt? Annuleer dan het ticket (in het hoofdmenu bij Kastickets) en er wordt automatisch en creditnota opgemaakt.

factuurinstelling