Factuur maken van een ticket

Voorbereiding:
Bij het gebruik van een GKS is het verplicht om bij elke bestelling een afgedrukt kasticket te overhandigen. Om diverse redenen gebeurt het dat klanten ook nog eens om een factuur vragen.
Mogelijks betekent dit een extra last op drukke momenten, maar geen paniek, een factuur maken, van 1 of meerdere tickets, is maar een kleine moeite.
Alle verkopen kunnen steeds aan een klant gekoppeld worden om een historiek te bekomen, gebruik daarvoor de knop met de profielen. Maar om een factuur te kunnen maken, moet er ook nog een bedrijf aangemaakt worden.

In plaats van eerst een bestelling te starten en dan een klant eraan te koppelen, kan er met de knop Zoek klant (rechtsboven) ook direct een nieuwe bestelling gestart worden op de gekozen klant.

Een klant en bedrijf aanmaken kan gebeuren in Beheer, Contacten, Klantenlijst of Bedrijfslijst en daar een nieuwe Klant en een nieuw Bedrijf aan te maken.
Eens een bedrijf en een klant is aangemaakt, moet het bedrijf ook aan de klant gekoppeld worden. Dit gebeurt bij het veld Gerelateerd bedrijf. Het idee hierachter is dat meerdere persoonlijke klantfiches aan 1 bedrijf kunnen gekoppeld worden.
Tijdens het ingeven van een bestelling is er een mogelijkheid om een contact te  selecteren of om een nieuwe contact aan te maken.

Factuur maken:
Eens de klant is gekoppeld aan de bestelling, kan bij het afrekenen gekozen worden om ook direct de factuur te maken. Er kan ook geopteerd worden om de factuur pas achteraf te maken van 1 of meerdere tickets. Maar daarvoor moet de bestelling toch nog steeds aan een klant gekoppeld zijn.

Er is een verschil, volgens het kassatoestel, hoe een factuur wordt afgewerkt. Bij Android en Apple iOS zal de factuur direct gemaild worden naar de klant. Uiteraard dient daarvoor het e-mail adres ingevuld te zijn op de bedrijfsfiche.
Op een Windows of Mac PC zal er een PDF aangemaakt worden, die kan op de schijf opgeslagen worden. Daarna kan deze dan ook gemaild worden.
Het is een goed idee om alle aangemaakte facturen ook te bewaren in mapje op de computer. Op het einde van een periode kunnen die dan doorgegeven worden aan de boekhouder.

Tickets op naam die bij ingave niet direct gefactureerd werden, kunnen achteraf globaal gefactureerd worden. Dit gebeurt in Beheer, in het gedeelte Rekeningen, Factuur aanmaak. In de lijst is zichtbaar hoeveel tickets er nog te factureren zijn per klant. Via het printknopje, uiterst rechts, kan de factuur aangemaakt worden.
In Factuur overzicht, zie je alle eerder gemaakte facturen en kan je ook een herdruk maken indien gewenst.
Bovenaan in de lijst kan gefilterd worden op een bepaald datumbereik. Ook kan er gezocht worden naar een Bedrijf of Factuurnummer.

Vooraleer facturen te maken, zie je best de instellingen na. Ga naar Beheer, Instellingen, Locatie en selecteer een Factuurnummer lay-out.
Naar wens kunnen ook een aantal Factuur tekst lijnen ingegeven worden, die onderaan op de factuur zullen verschijnen.
De factuurnummering begint vanaf Nr. 1, op aanvraag kan dit ook anders ingesteld worden.

Heb je een foute factuur gemaakt? Annuleer dan het ticket (in het hoofdmenu bij Kastickets) en er wordt automatisch ook een creditnota opgemaakt.

Factuur export

Alle facturen die aangemaakt werden kunnen ook geëxporteerd worden als een .csv bestand die in Excel kan bewerkt worden. Deze functie kan je bereiken vanuit het hoofdscherm, kies Rapporten, CSV Builder.
Bovenaan kan je een gewenst datumbereik ingeven, als je dan onderaan Factuurgegevens exporteren aanklikt wordt het bestand lokaal opgeslagen op de PC waar je deze opdracht op uitvoert.

Tip: Het is een goed idee om alle aangemaakte facturen en de csc export ook de lokale PC te bewaren met een herkenbare naam, in een mapje per boekjaar. Dit is handige bij eventuele controles of om met de boekhouder te delen.